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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

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Informations juridiques et réglementaires

1. INTRODUCTION

Herbert Smith Freehills LLP ("HSF" ; situé à Londres, Exchange House, Primrose St, EC2A 2EG) est un cabinet d'avocats international. HSF accorde une grande importance à la confidentialité des données que vous nous confiez et à celles concernant les visiteurs de notre site internet ou de tout autre site sous notre contrôle (collectivement désignés nos "Sites Web"). HSF est considéré comme responsable du traitement pour toute donnée à caractère personnel qui nous est fournie lorsque vous utilisez nos services, tel que précisé au point 2 ci-dessous.

La présente politique de confidentialité (la "Politique de confidentialité") a pour objet de vous expliquer comment nous pouvons être amenés à collecter et à utiliser les données vous concernant, ainsi que les droits dont vous disposez relativement à ces données. En utilisant nos services en ligne ou en nous fournissant vos données, vous reconnaissez avoir pris connaissance du contenu de la présente Politique de confidentialité. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées de la manière décrite dans la présente Politique de confidentialité, vous devez vous abstenir de nous les fournir.

Vous trouverez nos coordonnées au point 13 ci-dessous.

 

2. CHAMP D'APPLICATION

La présente Politique de confidentialité s'applique lorsque nous recevons toute donnée à caractère personnel vous concernant, qu'elle soit fournie directement par vous-même ou par un de nos clients ou des tiers, notamment dans les situations suivantes :

  • vous nous demandez un renseignement ou vous nous fournissez un renseignement ;
  • vous faites appel (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez fait appel) à nos services, juridiques ou autres ;
  • vous êtes (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est) un co-contractant ou le prestataire d'un co-contractant d'un ou de plusieurs de nos clients ;
  • du fait de votre lien avec un ou plusieurs de nos clients, notamment lorsque vous êtes (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est) une autorité de contrôle, une administration, une juridiction, un tribunal, ou tout autre autorité judiciaire ;
  • vous postulez à un emploi ou à un stage chez HSF, ou vous assistez à l'une de nos journées portes ouvertes ou à une action de recrutement ;
  • vous remplissez un formulaire de candidature sur l'un de nos Sites Web ;
  • vous assistez à un séminaire ou à un autre évènement organisé par nos soins ;
  • nous effectuons une recherche sur une base de données  publiques à votre sujet en lien avec nos procédures d'enregistrement de nouveaux clients ou de développement de la clientèle ;
  • vous visitez nos Sites Web et nos services en ligne (y compris les applications mobiles) ;
  • vous êtes un ancien collaborateur ou employé du cabinet ; et
  • vous êtes inscrit sur les listes de distribution de nos publications et autres communications (voir le point 11 ci-dessous pour plus de renseignements).

 

3. COLLECTE DES DONNÉES

Dispositions générales

Nous pouvons collecter vos données à caractère personnel directement auprès de vous ou de nos clients, de leurs co-contractants et de leurs représentants habilités.

Vos données à caractère personnel peuvent également nous être communiquées par des tiers, tels que votre employeur, d'autres organismes avec lesquels vous êtes en relation, des autorités de contrôle, des agences administratives, des credit reporting agencies (agences d'évaluation du crédit des particuliers), des agences de recrutement, des fournisseurs de renseignements ou des prestataires de service, des fichiers ou ressources accessibles au public et les tiers décrits au point 5 ci-dessous.  

Nous sommes susceptibles de collecter plusieurs catégories de vos données à caractère personnel, actuelles ou historiques, et notamment votre nom (y compris votre titre), vos coordonnées (adresse postale, adresse électronique, numéro(s) de téléphone), votre nationalité, état civil, sexe, employeur, intérêts commerciaux, situation professionnelle, postes occupés, catégories particulières de données à caractère personnel (en adéquation avec la législation applicable), informations financières (tel que votre numéro de compte bancaire et vos informations de paiement) et les détails relatifs à toute plainte ou demande d'information. Nous sommes également susceptibles de collecter des données à caractère personnel concernant vos rapports avec nous et nos clients, y compris tout contact que nous pourrions établir avec vous en personne, par téléphone, par courriel, ou en ligne.

Services en ligne

Lorsque vous utilisez nos services en ligne, nous pouvons être amenés à collecter :

  • les données que vous nous fournissez en remplissant un formulaire d'abonnement, d'inscription, ou de candidature (y compris lorsque vous communiquez des documents ou faîtes une demande de services additionnels) ;
  • les données que vous nous avez fournies lorsque vous nous contactez, par exemple, pour signaler un problème avec nos services en ligne ou soulever une question ou partager un commentaire ; ou
  • certains détails concernant votre passage sur nos Sites Web : données de navigation, journaux de connexion (y compris l'adresse IP et la localisation de l'appareil utilisé pour vous connecter aux services en ligne et tout autre identifiant relatif à l'appareil utilisé pour vous connecter et la nature de la visite), ainsi que les ressources consultées.

Carrières et Recrutement

En postulant à un emploi ou un stage, vous devriez être amené à nous fournir des renseignements sur vos études et vos emplois. La soumission de votre candidature implique votre consentement explicite à l'utilisation de ces données nécessaires pour évaluer votre candidature et nous permettre d'effectuer à la fois des analyses de recrutement et toute activité de suivi qui pourrait nous être demandée en vertu de la législation applicable aux employeurs. Nous pouvons également procéder à des vérifications préalables à l'embauche (notamment concernant vos références et de votre parcours, mandat social (le cas échéant), identité, autorisation de travailler, aptitude professionnelle et casier judiciaire) et envisager votre embauche pour des postes autres que celui demandé. Nous pourrions être amenés à divulguer des données à caractère personnel vous concernant (y compris celles en lien avec la diversité et l'égalité des chances) aux établissements d'enseignement, cabinets de recrutement, prestataires de vérifications préalables, prestataires de services de santé, associations professionnelles, autorités judiciaires, prestataires d'analyses de recrutement et d'informations sur la diversité, référents et à vos employeurs actuels et passés. Nous pouvons éventuellement recueillir des données vous concernant auprès de ces personnes ou structures.

Si vous postulez à un emploi ou à un stage par le biais de notre système de candidature en ligne, vous accéderez à une politique de confidentialité distincte expliquant l'usage qui sera fait de vos données à caractère personnel, leur durée de conservation et les personnes à qui ces données sont susceptibles d'être communiquées.

Alumni

Si vous êtes un ancien collaborateur et que vous souhaitez rejoindre notre réseau des anciens, nous collectons des données à caractère personnel telles que votre adresse électronique, votre emploi actuel et des renseignements généraux concernant votre passage chez nous. Vous pouvez consulter la page https://www.herbertsmithfreehills.com/alumni pour accéder au site web des Alumni et pour mettre à jour vos données. Vous pourrez consulter les conditions générales d'utilisation du réseau et la politique de confidentialité afférente à l'adresse suivante : https://www.herbertsmithfreehills.com/content/alumni-network-terms.

Vidéosurveillance

Nos locaux sont protégés par un système de vidéosurveillance et vous pourriez être filmés lors de vos visites. Nous utilisons la vidéosurveillance dans le but d'assurer un environnement sûr et sécurisé à nos visiteurs et nos collaborateurs. Vous trouverez de plus amples informations à cet égard dans notre Politique de confidentialité relative à la vidéosurveillance.

 

4. UTILISATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel lorsque (base légale du traitement) :

  • cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu avec vous ou avec l'entreprise pour laquelle vous travaillez ; ou
  • cela est nécessaire au regard d'une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis ; ou
  • vous avez donné votre consentement (le cas échéant) à cette utilisation ou si ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez a obtenu votre consentement (le cas échéant) ; ou
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous (ou un tiers ), sauf si vos intérêts ou vos libertés et vos droits fondamentaux prévalent sur cet intérêt légitime ; ou
  • nous y sommes obligés ou autorisés par la loi.  

Nous pouvons être amenés à traiter vos données pour les finalités suivantes :

  • fournir et améliorer nos produits et nos services à votre intention ou à l'intention de l'entreprise pour laquelle vous travaillez (y compris le contrôle et le suivi de l'utilisation desdits produits et services) ;
  • gérer et développer notre relation avec vous et avec nos clients ;
  • analyser et suivre nos activités ;
  • faciliter nos opérations internes ;
  • satisfaire à nos obligations légales, réglementaires (notamment en matière de sanctions et de la lutte contre le blanchiment de capitaux), comptables, déclaratives, professionnelles, ou de gestion des risques ;
  • identifier des services susceptibles de vous intéresser ;
  • vous envoyer des actualités juridiques, des publications, de la communication commerciale et des informations évènementielles (consultez le point 11 pour plus de renseignements à ce sujet) ;
  • protéger, établir, exercer ou défendre nos droits ; et
  • traiter et répondre aux demandes, requêtes, et plaintes que vous nous avez soumis.

Il se peut que nous ne soyons pas en mesure de réaliser ces actions sans vos données à caractère personnel.

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que pour la période raisonnablement nécessaire pour les finalités pour lesquelles nous les avons initialement collectées. Les données à caractère personnel fournies pour les besoins de notre prestation de services juridiques seront conservées conformément aux politiques de conservation du cabinet, à moins que nous ayons convenu autrement avec vous par écrit. Nos services en ligne peuvent avoir des durées de conservation différentes dont vous serez avisés séparément en accédant auxdits services. Pour en savoir plus sur les politiques de conservation du cabinet ou sur une des différentes durées de rétention par le cabinet, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@hsf.com.

 

5. PARTAGE DES INFORMATIONS AU SEIN DE NOTRE RÉSEAU MONDIAL

Nous pouvons partager vos informations avec les bureaux, succursales, filiales et sociétés associés de HSF dans le monde entier (voir le point 13 ci-dessous concernant le lien entre tous nos bureaux à l'international). En cas de restructuration ou de cession de tout ou une partie de nos activités dans le futur, nous pourrions avoir besoin de transférer vos données à caractère personnel aux nouvelles entités, ou aux tiers par l'intermédiaire desquels nos activités seront exercées.

 

6. DIVULGATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de partager vos données avec des tiers, et notamment avec :

  • nos clients, vos conseillers professionnels et vos employeurs ou établissements ;
  • des tiers intervenant dans la prestation de services aux clients et notamment les avocats, conseils locaux et autres conseillers professionnels ;
  • nos conseillers professionnels, commissaires aux comptes, et assureurs ;
  • les prestataires de services tiers vers qui nous externalisons certaines tâches, par exemple des services d'archivage, d'audit, de vérification de références, de consultation professionnelle (y compris en matière juridique, comptable, financière et commerciale), de prestations informatique, de gestion et d'envoi de courrier, de livraison, de gestion de site internet, de réseaux sociaux, de recherche, de services bancaires et de paiement, de démarchage de client, de traitement des données, d'assurance, d'investigation judiciaire, de support en matière contentieuse, de data room, de marketing et de sécurité ;
  • les organismes tiers fournissant des solutions technologiques, notamment des fournisseurs de services cloud ou de plateformes de stockage ;
  • les tiers auxquels nous nous associons pour des actions de promotion conjointe (par exemple des parrainages d'évènements) ;
  • les tiers qui effectuent à notre demande des recherches et analyses portant sur nos produits et services ; ou
  • les autorités de contrôle, juridictions, tribunaux, administrations, autorités judiciaires et tout autre tiers.

Veuillez noter que vos données à caractère personnel peuvent être consultées par des tiers et par nos bureaux HSF depuis des pays dont les lois prévoient des niveaux de protection des données personnelles qui ne sont pas toujours équivalents aux niveaux de protection qui prévalent dans votre pays. Lorsque nous transférons vos données à l'étranger, nous prenons les mesures appropriées pour garantir que vos données seront traitées en toute sécurité et mettons en place des garanties adaptées.

Certaines de vos données à caractère personnelle peuvent être conservées et gérées par un fournisseur de services cloud dans un pays autre que le bureau HSF que vous avez mandaté. Dans ce cadre, des garanties adaptées seront également mises en place.

Si vous avez des questions concernant le transfert de vos données à caractère personnel dans des pays tiers et aux garanties mises en place par HSF, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@hsf.com.

 

7. SÉCURITÉ

Des mesures de sécurité appropriées sont prises pour assurer la conservation de vos données à caractère personnelles sous forme physique ou électronique et pour éviter tout accès, modification ou divulgation de vos données à caractère personnel non-autorisé. Notre politique de sécurité s'appuie sur un certain nombre de normes, processus et procédures de sécurité, et nous conservons les données dans des locaux dont l'accès est contrôlé, ou dans des bases de données électroniques nécessitant des identifiants et mots de passe pour y accéder. Nous exigeons de nos fournisseurs d'hébergement de données qu'ils se conforment aux normes applicables dans le secteur de la sécurité de l'information. Tous nos associés, collaborateurs, employés et tiers prestataires de services ayant accès à des informations confidentielles sont soumis à une obligation de confidentialité.

La transmission des données via Internet ne peut pas être totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité de vos données transmises via nos services en ligne ; toute transmission dans ce cadre se faisant à vos risques et périls.

 

8. COOKIES

Nous utilisons des cookies pour fournir nos services en ligne. Veuillez consultez notre Politique en matière des cookies pour plus de détails.

 

9. SITE WEB TIERS

Nos Sites Web contiennent des liens vers des sites internet externes sous le contrôle des tiers.

Il relève de votre responsabilité, si vous êtes amené à visiter ces autres sites, de consulter leurs politiques de confidentialité. Nous excluons toute responsabilité quant à l'utilisation de vos données par ces sites tiers.

 

10. VOS DROITS

Dans certains pays, les lois pour la protection de la vie privée peuvent vous donner le droit d'accès, de rectification, ou d'effacement de vos données à caractère personnel, de limiter le traitement de vos données, ou de vous y opposer dans certains cas. Vous pouvez consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

Vous disposez en France du droit d’organiser le sort de vos données à caractère personnel post-mortem, en nous communiquant de votre vivant vos instructions de conservation, suppression et/ou communication de vos données en cas de décès.

Si vous souhaitez obtenir une copie de vos données, exercer l'un de vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données par HSF, vous pouvez nous contacter par écrit selon la procédure indiquée ci-dessous. Si la législation applicable le permet, nous pourrions éventuellement vous refuser l'accès à vos données ou rendre cet accès payant. Dans de tels cas, nous indiquerons les motifs de notre décision conformément à la loi applicable.

Dans le cas particulier où vous avez donné votre consentement à la collecte, le traitement, et la transmission de vos données à caractère personnel pour une finalité précise, vous avez à tout moment le droit de rétracter votre consentement à ce traitement spécifique.

Les informations vous concernant en notre possession doivent être exactes et à jour. Veuillez nous notifier par écrit aux coordonnées indiquées au point 13 ci-dessous de toute modification de vos données.

 

11. REFUS DE COMMUNICATIONS MARKETING

Si vous recevez des communications promotionnelles en lien avec nos services, que ce soit par courrier ou par courriel, vous pouvez rétracter votre consentement à les recevoir à tout moment en vous utilisant l'option "se désabonner" qui se trouve dans le courriel ou document en question. Vous pouvez également nous informer de vos préférences à ce titre par courriel à l'adresse privacy@hsf.com.

 

12. RÉVISION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de réviser la présente Politique de confidentialité, en entier ou en partie, à tout moment, pour y incorporer toute modification des dispositions applicables ou des usages en matière technologique. Il est de votre responsabilité de relire la Politique de confidentialité à chaque modification.

 

13. CONTACT ET INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Pour en savoir plus sur les entités de HSF, veuillez consulter le site à l'adresse www.herbertsmithfreehills.com/where-we-work.

Pour toute question au sujet de cette Politique de confidentialité, ou pour nous faire parvenir une plainte écrite au sujet de notre façon de gérer vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :

Herbert Smith Freehills LLP
Exchange House
Primrose Street
Londres
EC2A 2EG
À l'attention de : Clare Wilson
Téléphone : +44 20 7374 8000
Email : privacy@hsf.com

Vous pouvez aussi contacter votre bureau HSF local.

Il est possible que vous ayez le droit de saisir l'autorité de contrôle compétente du lieu dont vous dépendez juridiquement.

Si vous déposez une plainte relative à la protection de votre vie privée, nous vous répondrons pour vous informer de la façon dont votre plainte sera traitée. Il se peut que nous vous demandions plus de détails, que nous consultions d'autres parties et que nous conservions des dossiers concernant votre plainte.

Dernière mise à jour: octobre 2019